Stadgar

Stadgar antagna 2014-03-11 och reviderade 2023-04-25

 § 1 OM FÖRENINGEN

Norrköpings Föreningsarkiv, invigdes officiellt den 29 november 1949, och var då Arbetarrörelsens arkiv. För att bättre spegla arkivets innehåll och medlemmar gjordes år 2001 en namnändring till Norrköpings Föreningsarkiv (NFA). Föreningsarkivet är en ideell förening som är politiskt och religiöst oberoende. Arkivet är en sammanslutning av organisationer av folkrörelsekaraktär och föreningar och har medlemskap hos Svenska Arkivförbundet och Östergötlands Arkivförbund (ÖLFA).

§ 2 ÄNDAMÅL

Arkivet har som uppgift att samla, katalogisera, bevara och tillgängliggöra skrivna handlingar, trycksaker och annan egendom som på något sätt berör föreningarnas historia och utveckling främst i Norrköpings kommun.

 § 3 MEDLEMSKAP

Varje förening eller organisation av folkrörelsekaraktär som har verksamhet i Norrköpings kommun har möjlighet att ansöka om medlemskap i föreningsarkivet och därmed vid beviljande och efter betalning av de årliga avgifterna som årsmötet fastställer också rätt att deponera handlingar i arkivet. Även enskilda personarkiv med folkrörelseanknytning kan deponeras.                                                                                                                                                                                              

 § 4 ÅRSMÖTE

Årsmötet är föreningens högst beslutande organ och ska genomföras före maj månads utgång. Kallelse till årsmötet ska skickas ut senast 60 dagar före mötet.

Med kallelsen till årsmötet skickas en förteckning över avgående ledamöter samt information om när sista datum för nominerings- och motionstid är och som beslutats av   arkivstyrelsen.

Extra årsmöte ska hållas när styrelsen beslutar eller om minst en femtedel av medlemmarna begär det. Kallelse till extra årsmöte skall skickas ut senast 14 dagar före mötet.

Vid årsmötet ska följande punkter behandlas och protokollföras.

1. Fastställande av röstlängd.
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 
3.  Val av protokolljusterare och rösträknare.            
4.  Beslut om mötet är utlyst i stadgeenlig tid.           
5. Fastställande av föredragningslista.
6.  Föreningens verksamhetsberättelse med årsredovisning och årsbokslut för det senaste verksamhetsåret.
7.  Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under senaste verksamhetsåret.                
8.  Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen för tiden som revisionen omfattar.       
9.  Beslut om verksamhetsplan för innevarande år.
10. Fastställande av medlems-, deponerings- och förvaringsavgifter för kommande verksamhetsår.
11. Fastställande av budget för innevarande år.
12. Behandling av förslag eller motioner från enskild medlem eller från föreningar eller organisationer.
13. Behandling av förslag från styrelsen.
14. Val av förtroendevalda.

• Ordförande för en tid av två år.
• Antalet ledamöter ska vara åtta och halva antalet väljs vartannat år för en tid av två år.
• Antalet revisorer ska var två och de ska väljas enskilt vartannat år.
• Antalet revisorssuppleanter ska vara två och väljs på ett år.
• Antalet valberedare ska vara minst tre, varav en är sammankallande och ska representera skilda medlemsföreningar eller organisationer. De väljs på en tid av ett år.

Valberedningen bör ta hänsyn till nominerade kandidater men kan också själv ta fram förslag på kandidater för att få så god sammansättning av styrelsen som möjligt. Valberedningen har rätt att delta vid något styrelsesammanträde under verksamhetsåret för att hålla sig informerad om verksamheten.

Beslut fattas med enkel majoritet genom öppen omröstning såvida inte någon begär sluten omröstning.

§ 5 REPRESENTATION – RÖSTRÄTT

• Årsmötet är föreningsarkivets högsta beslutande organ. En ansluten medlemsorganisation har rätt att utse ett (1) ombud till årsmötet. Ett ombud kan inte vara ombud för flera medlemsföreningar eller organisationer vid samma årsmöte. Ombuden bildar föreningens representantskap, som väljer arkivets styrelse och övriga förtroendevalda. För att få rätt till att rösta ska alla förfallna avgifter vara betalda.

§ 6 MOTIONER

Motioner ska vara mottagna av Arkivet senast 30 dagar före årsmötet.

Copyright © NFA

§ 7 STYRELSEN

• Styrelsen är föreningens verkställande organ. Styrelsen ska bestå av nio ledamöter. Ordförande väljs separat för två år. Övriga åtta ledamöter väljs för två år, där fyra av ledamöterna väljs vartannat år.
• För styrelsebeslutens giltighet krävs enkel majoritet. Vid lika antal röster har ordförande utslagsrösten.                                                                                                                               
• Styrelsen kan inom sig utse ett verkställande utskott (VU) men det får inte vara så stort att det har egen majoritet i styrelsen.
• Styrelsen har rätt att adjungera annan person vid behov. Adjungerad person har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt.
• Styrelsen ska hålla minst fyra sammanträden per verksamhetsår.
• Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör samt firmatecknare.
• Styrelsen är beslutsför när minst fem ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst.
• Styrelsen beslutar om anställning av personal och att det sker enligt lagar och avtal.
• Arkivföreståndaren ska adjungeras till styrelsens och verkställande utskottets sammanträden.

 § 8. DEPONERING AV ARKIV OCH BESTÄMMELSE OM ARKIVETS ANVÄNDNING

Varje förening eller organisation av folkrörelsekaraktär i Norrköpings kommun har möjlighet att deponera sina handlingar i föreningsarkivet. Även enskilda personarkiv med folkrörelse-anknytning kan deponeras.

Arkivalierna är fritt tillgängliga om inte deponenten i avtal med föreningsarkivet har bestämt annat. Utlåning av arkivalier till privatpersoner är inte tillåtet. Hemlån av arkivalier fordrar tillstånd av styrelsen i den organisation som deponerat handlingarna.

Tillträde till arkivet får endast ske, då arkivföreståndare, dennes medhjälpare eller av styrelsen utsedd person är närvarande. Att lägga in eller ta bort handlingar från arkivet har endast de tidigare i detta stycke nämnda grupperna mandat att utföra.    

I övrigt gäller att användande av handlingar som förvaras av arkivet endast får ske i arkivets lokaler i närvaro av arkivföreståndare, dennes medhjälpare eller av styrelsen utsedd person.

 § 9 AVGIFTER

Varje medlemsorganisation betalar en medlemsavgift, beslutad av årsmötet, och i den ingår 1 hyllmeter för handlingar. Om organisationen har mer handlingar än vad som får plats på denna hyllmeter, debiteras en avgift per påbörjad hyllmeter, som också beslutas av årsmötet. Om organisationen har annat, som inte är handlingar, debiteras en förvaringsavgift per påbörjad hyllmeter även den enligt årsmötesbeslut.

Verkställande utskottet (VU) har mandat att besluta om vad som kan ingå i kostnaden för förvaringsavgiften samt om kostnaden när organisation eller enskild medlem önskar få kopior på handlingar eller tjänster utförda.

För handlingar från organisation som upphör betalas en engångsavgift som bestäms av styrelsen.

Enskild person kan betala en årsavgift och bli stödjande medlem.

 § 10 VERKSAMHETS – OCH RÄKENSKAPSÅR

Verksamhets- och räkenskapsåret omfattar tiden 1 januari till och med 31 december. Till årsmötet ska styrelsen lämna en årsberättelse och årsredovisning för föregående räkenskapsår som är underskriven av styrelsens ledamöter. Redovisningen ska uppta vinst- och förlusträkning samt in- och utgående balansräkning.

§ 11 FIRMATECKNING

• Föreningen tecknas av styrelsen gemensamt eller av de personer som var för sig eller tillsammans utsetts av styrelsen att teckna föreningen.

§ 12. REVISION

För granskning av arkivets räkenskaper och förvaltning utser årsmötet två ordinarie revisorer samt två revisorssuppleanter.

§ 13 UTTRÄDE OCH UPPSÄGNING

Ansluten organisation eller enskild person äger rätt att avsluta medlemskapet i arkivet. Anmälan om upphört medlemskap ska ske skriftligt till arkivet. Utträde beviljas efter att eventuella förfallna avgifter erlagts.

Om en medlem uppgår i annan organisation, som är medlem i Norrköpings Föreningsarkiv, ska denna organisation ta över den förras handlingar och förpliktelser.

Om medlemsorganisation efter två påminnelser underlåter att betala de fastställda avgifterna kan medlemskapet avslutas liksom Norrköpings Föreningsarkivs ansvar för handlingarna. Föreningsarkivet har dock skyldighet att meddela organisationen skriftligt att medlemskapet har upphört och att organisationen ska hämta sina handlingar.

§ 14 STADGEÄNDRING

Ändring av dessa stadgar kan endast ske på ordinarie årsmöte. Förslag till ändring av stadgarna ska före behandlingen på årsmötet skickas till medlemsföreningarna tillsammans med kallelsen till årsmötet.

§ 15 UPPLÖSNING

Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på ordinarie årsmöte och måste framgå av kallelsen. Upplösning kräver två tredjedelar av de angivna rösterna. I händelse av beslut om upplösning ska arkivets tillhörigheter och tillgångar överlämnas till anslutna organisationer. Om det inte är möjligt kan överlämning ske till organisation med närliggande verksamhet.